..Semalam kawan aku bercerita..fail2 yang dibawah jagaan dia di opis banyak yang hilang..ini tidak pernah berlaku sebelumnya..
..Fail di pejabat tak kira la samaada di pejabat swasta maupun kerajaan..sememangnya amat penting,dan boleh le diumpamakan seperti kaki atau tangan..kerana jika tanpa nye kita ‘patah kaki’..tak boleh nak buat kerja bagi satu2 perkara..sebabnya semua data2 telah berada atau disimpan di dalamnya untuk rujukan atau tindakan..ini tidak terkecualilah juga dengan fail yang ‘paper less’atau data/fail yang disimpan dalam komputer..
..Banyak sebab sebenarnya fail2 ini boleh hilang samada tersalah letak atau telah diambil orang lain tanpa diberitahu kepada pengguna yang sebelumnya..atau pun sengaja ‘dihilangkan’..Ini akan berlaku jika fail2 berkenaan berada dalam situasi ‘panas’..kerana sebab2 tertentu..
..seperti kebanyakan pejabat yang mengamal system aliran fail..kaedah menggunakan doket diujudkan bagi mengesan perjalanan fail berkenaan bagi mengelak dari ‘hilang’.Selalunya fail2 akan ditempatkan di dalam bilik fail yang kemudian fail2 tadi akan disimpan di dalam rak2 yang disediakan mengikut nombor2 atau tajuk fail2 itu.Saorang pencari fail akan ditugaskan untuk menjaga keluar masuk fail2 dari bilik berkenaan di mana perlu dicatitkan kedalam doket dan seterusnya diberikan kepada pegawai2 atau kakitanagan yang memerlukannya..Di sesetengah jabatan pula fail2 ini bukan hanya akan diambil tindakan oleh satu bahagian atau unit..tapi juga digunakan oleh lebih dari satu bahagian..makanya di sini lah selalunya fail2 akan susah dikesan atau pun ‘hilang’…Secara teorinya memanglah mudah..namun jika system yang ada tidak diamalkan dengan betul maka perkara yang mudah juga akan jadi susah..Apatah lagi jika fail2 itu tadi sengaja dihilangkan..Ehemm..
..Sama le jugak jika dalam satu pejabat ada 10 orang staff contohnya jika dalam ramai itu pun ada saorang buat hal ponteng,atau sengaja melambatkan kerja ..maka seluruh organisasi akan mengalami tempiasnya…begitu jugaklah halnya dengan fail2 yang hilang..kerja akan jadi terbantut atau lambat..dan jika dibuka fail pendua sekali pun tindakan akan pincang jugak sebab data2 atau rekod sebelumnya tidak diketahui..Ini akan lebih parah jika fail2 tadi berkait dengan lain lain jabatan atau pun orang ramai..yg selalunya mempunyai date line untuk diselesaikan..maka jika ini yang berlaku ia akan hanya memberi peluang orang ramai atau client untuk membuat komplen...seterusnya imej jabatan pula yang akan terjejas..
..justeru sikap tidak mementingkan diri sendiri,tidak sambil lewa,tolong menolong sesama sendiri, perlu ada dan harus diterapkan dalam mana2 organisasi sekalipun...dalam hal ini kejujuran dan keikhlasan dalam melaksanakan amanah itu perlu ada pada setiap individu…jangan sampai dikata orang..makan gaji buta...
..jika sikap positif dan bertanggungjawab ini boleh kita amalkan di pejabat, maka jika berada di luar di kalangan masyarakat lainnya pun kita pasti akan dapat mempraktik apa saja sikap yang positif...idak kalo dok depan computer layan FB je laa sambil menunggu waktu pejabat abis..huhuu...
